O MVIM foi concebido como um espaço dinâmico e em permanente expansão, com uma linguagem atual, do século XXI, podendo abrigar acervos variados com vistas à preservação da memória dos instrumentos musicais, fontes fundamentais para o entendimento da História da Música.

Desde o início do processo o objeto do museu deve ser documentado. Detalhes iconográficos dos instrumentos musicais são mostrados não apenas nas imagens como também descritos textualmente no Museu Virtual de Instrumentos Musicais (MVIM). Adornos, selos, marcas, inscrições foram especialmente revelados textualmente nos campos descrição e marcas e inscrições. 

No campo descrição é especificado o instrumento musical a partir do geral para o particular de forma simples e concreta, incluindo traços de sua constituição física, acessórios, elementos decorativos, elementos técnicos.

Procuramos mostrar a importância da descrição textual dos aspectos iconográficos dos instrumentos musicais utilizando como base empírica o acervo de instrumentos musicais do Museu Virtual de Instrumentos Musicais (MVIM) e a sua organização documental. 

É evidente que fotografias são atualmente uma fonte muito importante para mostrar os detalhes dos itens em um museu, mas nem sempre captam com exatidão e perfeição algumas inscrições e adornos que só podem ser examinados com a ajuda de espelhos e lupas. A descrição textual, nesses casos, é fundamental. 

Observamos claramente que na maioria dos instrumentos de metal as inscrições de origem são gravadas no metal e são difíceis de ver a olho nu, necessitando em geral de uma lupa e muitas vezes o auxílio de um profissional com experiência. 

Os selos feitos de papel, colados no interior da caixa de ressonância são muito utilizados nos cordofones. Aí são registradas inscrições originais e, em alguns casos, são acrescentadas inscrições posteriores.

As marcas e inscrições posteriores em todos os tipos de instrumentos, muitas vezes confundem a interpretação dificultando a correta consideração das sobre determinados itens. Algumas vezes as marcas e inscrições são indecifráveis sendo necessário pesquisa em outras fontes e o auxílio de especialistas.

Em suma, é necessária muita experiência e muita perspicácia ao documentar itens museológicos.